Mener un entretien individuel d’évaluation nécessite d’adopter certaines bonnes pratiques. Parmi elles, l’utilisation d’une grille d’entretien est un gage de neutralité. C’est aussi le support indispensable pour aboutir à une vision partagée des critères de performance, entre le collaborateur et le manager. Mais comment constituer et remplir la grille d’entretien ? Suivez nos conseils et adoptez notre exemple d’entretien annuel d’évaluation pour réussir cet exercice de management parfois délicat.
Comment constituer une grille d’entretien annuel d’évaluation ?
Fichier Excel, trame Word, ou application digitale dédiée aux entretiens : il existe de nombreuses manières de cadrer la conduite des entretiens annuels ou des entretiens périodiques d’évaluation. Certains outils, notamment les solutions en ligne, sont plus faciles à utiliser que d’autres. Dans tous les cas, les objectifs restent les mêmes : évaluer la performance du collaborateur sur la période écoulée, et fixer le cap pour la période à venir.
Les thématiques à aborder dans un entretien individuel
L’entretien individuel porte sur la performance , à la différence de l’entretien professionnel, plus orienté vers les compétences et les besoins de formation. La revue de performance doit donc être très opérationnelle et centrée sur les missions.
Les thématiques à aborder dans la grille d’entretien sont les suivantes :
- Le bilan de l’année écoulée ;
- La réalisation des objectifs, au niveau qualitatif ;
- La traduction quantitative des objectifs : les indicateurs de réalisation des objectifs et pourcentages d’avancement des missions ;
- Les réussites et les difficultés rencontrées par le collaborateur ;
- Les objectifs de la période à venir ;
- Les moyens et compétences nécessaires pour atteindre ces objectifs.
Comment formuler les indicateurs de performance dans la grille d’entretien ?
Tout l’art de la grille d’entretien consiste à formuler des critères d’évaluation effectivement mesurables. Pour évaluer des résultats, il faut d’abord repérer les critères qui permettent de juger si ces derniers ont été atteints. Les critères peuvent être qualitatifs (par exemple : le niveau de satisfaction des clients) ou quantitatifs (par exemple : le chiffre d’affaires réalisé). L’atteinte des résultats doit pouvoir s’appuyer sur des éléments objectifs. Même lorsqu’un critère d’évaluation semble qualitatif, il est toujours possible de le traduire par un indicateur précis. Par exemple, le délai de traitement d’une demande client est un indicateur chiffré de la qualité de service.
De manière générale, il est primordial de contextualiser chaque appréciation ou analyse des résultats par un fait concret qui illustre la situation rencontrée par le collaborateur. Être factuel est essentiel pour remplir un compte rendu d’évaluation objectif et activable pour le collaborateur.
Comment rédiger un commentaire d’évaluation ?
De nombreux managers craignent la rédaction du commentaire d’appréciation qui figure sur le compte rendu de l’entretien d’évaluation. C’est normal : les implications sont nombreuses.
- Une appréciation mal formulée peut froisser le salarié et générer du désengagement.
- Un compte rendu d’évaluation trop approximatif aura tendance à diluer les axes de progression individuels et ne motivera pas le collaborateur à s’améliorer.
- Un commentaire enthousiaste sans élément tangible ne convaincra pas le DRH d’accorder une augmentation individuelle ou une promotion lors de la revue des talents.
Pour être efficace, le commentaire d’évaluation doit mentionner clairement les points de satisfaction et les points d’amélioration. Il doit inviter le collaborateur à entrer dans une démarche de progrès continue. Un bon feedback doit toujours être empathique et activable pour le collaborateur. L’objectif n’est pas de heurter mais de faire grandir. La phase de conclusion de l’entretien peut aussi prendre la forme d’une question adressée au salarié. Par exemple : “sur quels points pensez-vous pouvoir vous améliorer ?”.
Les erreurs à éviter : contre-exemples d’entretien annuel d’évaluation
Pour réussir la rédaction du compte rendu d’évaluation, il est recommandé de privilégier les verbes d’action précis plutôt que les formulations approximatives. Par exemple, plutôt que de demander à votre collaborateur “d’être plus réactif”, conseillez-lui de “traiter les demandes entrantes dans un délai plus court”. En remplaçant l’utilisation des auxiliaires “être” et “avoir” par des verbes transitifs, vous ne portez pas un jugement sur la personne, mais sur des actions liées à un contexte. Cela change tout.
Il est aussi essentiel de bannir les généralités de type : “votre travail donne toujours satisfaction ». La contextualisation est essentielle. Là encore, cela permet de relier les points de satisfaction ou les points de vigilance à des situations concrètes de travail, et non à la personnalité du salarié.
Une autre erreur courante consiste à négliger le rôle de conseil du manager. L’entretien d’évaluation permet de mesurer l’atteinte des résultats, mais aussi d’échanger sur les moyens à mettre en œuvre pour y parvenir. La grille d’entretien remplie doit donc comporter des pistes d’action pour aider le salarié à entreprendre une démarche de progrès.
Exemple d’entretien d’évaluation rempli par nos experts en management
Les exemples d’entretiens annuels d’évaluation remplis permettent d’éviter les erreurs les plus courantes et de s’appuyer sur les bonnes pratiques en matière de rédaction des comptes rendus d’évaluation.
Attention cependant, à ne pas en abuser : chaque évaluation doit toujours être entièrement personnalisée et adaptée au collaborateur. S’appuyer sur un exemple d’entretien annuel d’évaluation ne doit donc pas vous exonérer du travail d’analyse et d’écoute qui vous incombe !
L’alternative aux exemples d’entretiens préremplis : des trames d’entretiens digitales entièrement personnalisables
Pour générer automatiquement un compte rendu d’évaluation rempli après la conduite des entretiens, il existe aussi des logiciels et applications digitales tels que la solution wanaé dédiée aux entretiens individuels. Le manager bénéficie d’un exemple de trame d’entretien préétablie dans les règles de l’art, qu’il peut entièrement personnaliser et adapter à ses besoins.
Pour l’entreprise, digitaliser et centraliser les entretiens d’évaluation permet aussi d’homogénéiser les pratiques rédactionnelles en s’appuyant sur des outils agiles et faciles à prendre en main pour tous les managers. En suivant le canevas proposé, les managers s’assurent de respecter les meilleures pratiques en matière de formalisation des comptes rendus d’entretiens.
Exemple de grille d’entretien annuel d’évaluation réalisé par nos experts en management
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